PENDEKATAN SISTEM
a. Pengertian Sistem
Ada beberapa pengertian tentang sistem antara lain :
1. Sistem ialah satu kesatuan yang utuh diperkirakan berhubungan, serta satu
sama lain saling mempengaruhi, yang ketemunya dengan sadar dipersiapkan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Azrul Azwar)
2. Suatu sistem adalah merupakan suatu penggabungan, penyatuan dari dua atau
lebih bagian-bagian, komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang
interdependen dan ditandai oleh batas-batas yang jelas dari lingkungan
suprasistemnya. (Fremont)
3. Suatu sistem adalah suatu tatanan yang terdiri dari beberapa bagi an
(subsistem) yang berkaitan dan tergantung satu sama lain dalam upaya
mencapai tujuan bersama. (Loomba)
Dari ketiga pengertian sistem di atas dapat kita ambil suatu kesimpulan ada
beberapa kata kunci yang perlu kita perhatikan dalam pengertian suatu sistem
yaitu :
1. Kesatuan yang utuh/penggabungan/tatanan.
2. Terdiri dari sebagai faktor/bagian-bagian (subsistem).
3. Saling tergantung satu sama lain.
4. Dalam upaya mencapai tujuan.
Unsur-unsur atau komponen dasar sistem adalah :
1. Input ialah kumpulan elemen/bagian yang terdapat dalam sistem dan yang
diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut.
2. Proses ialah kumpulan elemen/bagian yang berfungsi mengubah masalah
menjadi keluaran yang direncanakan.
3. Output ialah kumpulan elemen/bagian yang dihasilkan dari berlangsungnya
proses dalam sistem.
4. Feed back (balikan) ialah kumpulan elemen/bagian yang merupakan keluaran
dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.
Ciri-ciri suatu sistem :
1. Mempunyai tujuan.
2. Mempunyai struktur.
3. Terdapat mekanisme input-proses-output yang kadang-kadang disertai feed
back.
4. Merupakan satu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
bergantung satu sama lain.
5. Mempunyai batasan dengan lingkungan.
6. Mempunyai supra sistem.
7. Ada Hierarki
8. Ada sistem yang lain yaitu subsistem.
Kita mengenal beberapa macam sistem yaitu :
a. Sistem yang statis dan tertutup contohnya arloji.
b. Sistem yang dinamis dan tertutup contohnya .
c. Sistem yang statis dan terbuka contohnya stabilisator.
d. Sistem yang dinamis dan terbuka contohnya Organisasi.
e. Sistem yang dinamis dan terbuka dalam lingkungan yang berubah.
Langkah Pokok Pendekatan Sistem
Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang
dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan
analisis secara sistem. Pendekatan sistem diperlukan apabila kita menghadapi
suatu masalah yang kompleks sehingga diperlukan analisa terhadap permasalahan
tadi, untuk memahami hubungan bagian dengan bagian lain dalam masalah
tersebut, serta kaitan antara masalah tersebut dengan masalah lainnya.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu analisa sistem yang
baik adalah :
1. Tentukan input dan output dasar dari sistem.
2. tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap.
3. rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan :
- Fersibility : cari yang memungkinkan
- Viability : kelangsungan
- Cost : cari yang harganya murah/terjangkau
- Effectiveness : dengan input yang sedikit, output besar.
4. Buat rencana kerja dan penunjukkan tenaga.
5. Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru.
Sebagai contoh adanya masalah pada salah satu bagian rumah sakit yang
merupakan subsistem rumah sakit misalnya, IPS-RS, dengan suatu pendekatan
sistem kita lihat akibat dari masalah tersebut bukan hanya untuk IPS-RS sendiri
tetapi juga terhadap bagian lain dan RS secara keseluruhan.
Langkah-langkah yang kita pergunakan :
1. Kita deskripsikan IPS-RS yang merupakan subsistem rumah sakit, menjadi
suatu sistem dimana rumah sakit sebagai supra sistemnya.
Faktor luas yang mempengaruhi :
1. Peraturan Depkes 4. Master plan RS
2. Petunjuk Dirjen Yanmed 5. Peraturan RS
3. Sistem Anggaran Negara 6. Kebijakan Pimpinan RS.
INPUT PROSES OUT PUT
- Tenaga IPS - Perecanaan - Tenaga cukup
- Sarana IPS . Tenaga Tenaga trampil
- Peralatan DIP & DIK . Alat - Peralatan berfungsi
- ORTA IPS . Pemeliharaan baik
- Pengorganisasian - Penggunaan anggaran
. Tata laksana dengan baik
. Uraian tugas
- Kegiatan - ORTA sempurna
. Tenaga dilatih,
dididik
. Alat dipelihara,
diperbaiki
- Pengawasan :
Apakah semua terlaksana
dengan baik
FEED BACK
2. Dari sistem tersebut kita lihat hubungan masing-masing, komponen yang ada,
bagaimana hasilnya ?
Ternyata misalnya didapatkan suatu masalah yang tampak pada out put yaitu
alat teknologi tinggi USG yang didrop tidak dipergunakan karena droping alat ini
tidak disertai tenaga trampil untuk alat tersebut. Kita lihat apa akibatnya terhadap
IPS-RS, yang jelas IPS-RS tidak bisa melakanakan tugasnya dengan baik. Akibat
terhadap bagian lain misalnya –OBGIN, Bedah dan Interne, banyak pasien yang
seharusnya dapat ditangani oleh bagian tersebut terpaksa dikirim RS lain, hal ini
jelas akann mengurangi kunjungan RS, dan ditrinjau dari segi ekonomi berapa
opportunity cost yang hilang bagi Rumah Sakit ?
3. Kita buat beberapa alternatif pemecahan masalah dan kita buat rancangan
sistem yang baru :
Tenaga Tenaga dilatih Tenaga terlatih
dan dididik tentang USG
Tentang USG
INPUT PROSES OUT PUT
Lalu kita uji alternatif-alternatif tadi, bagaimana :
3.1 Kemungkinannya : menambah tenaga, memakai tenaga dari luar, melatih
tenaga yang ada. Yang paling mungkin yang kita ambil misalnya melatih
tenaga yang ada.
3.2 Bagaimana kelangsungannya : tenaga tetap RS tentu akan menunjang
kelangsunngan sistem ini.
3.3 Berapa costnya :
- apakah dana RS memungkinkan ?
- apakah pengambilan dana untuk platihan dan pendidikan tenaga akan
mempengaruhi dana sektor lain secara luar ?
- apakah tenaga tersebut dikirim untuk dilatih, atau mendatangkan
pelatih dari luar ? Mana yang lebih murah ? Yang mungkin dan paling
murah yang kita ambil.
3.4 Efectiveness : mana yang lebih efektif melatih tenaga sendiri atau memakai
tenaga terlatih dari luar ? Yang paling efektif kita ambil.
4. Langkah selanjutnya kita buat rencana dan tentukan tenaganya :
- Siapa yang akan dilatih dan siapa yang akan melatih
- Kapan waktunya, berapala lama ?
- Di mana tempatnya ?
- Berapa biayanya ?
- Bagaimana langkah selanjutnya ?
5. Langkah akhir kita implementasikan rencana tersebut dan kita lakukan
pengawasan dalam pelaksanaannya.
